Datenschutzerklärung
1. Wer wir sind und welche Rolle wir haben
Plenivo (niederländische Handelskammer 42027446, Sitz in den Niederlanden) bietet Personalplanungssoftware für technische Dienstleister. Für Daten, die Kundenorganisationen („Tenants“) in die Plattform eingeben — etwa Mitarbeiter, Planungen und Arbeitsaufträge — ist die Kundenorganisation der Verantwortliche und Plenivo der Auftragsverarbeiter im Sinne der DSGVO. Für Daten, die Sie uns direkt übermitteln (z. B. über das Demo-Formular oder per E-Mail), ist Plenivo der Verantwortliche. Mit jeder Kundenorganisation schließen wir einen Auftragsverarbeitungsvertrag.
2. Welche Daten wir verarbeiten
Innerhalb der Plattform, im Auftrag der Kundenorganisation: Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer und Funktion der Mitarbeiter; Benutzername und verschlüsseltes Passwort (bcrypt); Planungs-, Projekt-, Auftrags- und Stundendaten; von Monteuren hinzugefügte Fotos, Materialien und digitale Unterschriften; GPS-Standort bei Abfahrt/Ankunft (nur wenn die Kundenorganisation dieses Modul aktiviert hat); Anmeldehistorie (Zeitpunkt und IP-Adresse) und technische Logs. Über die Website: die Angaben aus dem Kontakt-/Demo-Formular (Name, Firma, E-Mail, Telefon, Nachricht).
3. Zwecke und Rechtsgrundlage
Plattformdaten verarbeiten wir ausschließlich zur Erbringung des Dienstes: Dienstpläne anzeigen, Aufträge und Rechnungen erzeugen, Berichte erstellen und Support leisten (Rechtsgrundlage: Vertragserfüllung mit der Kundenorganisation). Formulardaten nutzen wir zur Kontaktaufnahme (Rechtsgrundlage: berechtigtes Interesse bzw. vorvertragliche Phase). Wir nutzen personenbezogene Daten niemals für Werbung und verkaufen sie niemals an Dritte.
4. Unterauftragsverarbeiter und Empfänger
Wir setzen eine begrenzte Zahl von Unterauftragsverarbeitern ein: Hosting-Anbieter in der EU (Server in Deutschland), einen DNS-/CDN-Dienst und einen E-Mail-Dienst für Systemmails (Angebote, Rechnungen, Benachrichtigungen). Aktiviert die Kundenorganisation eine Buchhaltungsanbindung (z. B. Moneybird, e-Boekhouden.nl, SnelStart oder AFAS), werden Rechnungs- und Kontaktdaten auf Initiative der Kundenorganisation an diesen Dienst übermittelt. Mit Unterauftragsverarbeitern schließen wir Verträge; eine aktuelle Übersicht ist über admin@plenivo.nl erhältlich.
5. Übermittlung außerhalb des EWR
Personenbezogene Daten werden auf Servern innerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums gespeichert. Eine strukturelle Übermittlung in Länder außerhalb des EWR findet nicht statt. Sollte dies für einen bestimmten Dienst doch erforderlich sein, geschieht dies nur mit geeigneten Garantien (etwa EU-Standardvertragsklauseln).
6. Aufbewahrungsfristen
Plattformdaten speichern wir für die Dauer des Kundenvertrags. Nach Beendigung werden alle Tenant-Daten innerhalb von 30 Tagen gelöscht, sofern die Kundenorganisation nicht früher Löschung oder Export verlangt. Backups werden nach höchstens 30 weiteren Tagen überschrieben. Formulardaten bewahren wir maximal 12 Monate nach dem letzten Kontakt auf. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten (etwa steuerliche Fristen für Rechnungen) können längere Zeiträume erfordern.
7. Sicherheit
Wir treffen geeignete technische und organisatorische Maßnahmen: TLS-Verschlüsselung (HTTPS) für den gesamten Verkehr, Passwörter ausschließlich gehasht (bcrypt), Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) für alle Konten verfügbar, rollenbasierte Zugriffskontrolle pro Tenant, strikte Trennung der Kundenumgebungen, tägliche verschlüsselte Backups, DKIM/DMARC-gesicherte E-Mails und kontinuierliches Monitoring. Der Zugriff auf Produktionsdaten ist auf autorisiertes Personal beschränkt und wird protokolliert.
8. Cookies und lokale Speicherung
Die Marketing-Website verwendet keine Tracking- oder Werbe-Cookies und keine Analysedienste Dritter. Die Anwendung nutzt ausschließlich funktionale Speicherung (etwa ein Sitzungstoken und Oberflächen-Einstellungen im localStorage), die notwendig ist, um Sie angemeldet zu halten und Ihre Einstellungen zu merken.
9. Ihre Rechte
Sie haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch. Arbeiten Sie bei einer Organisation, die Plenivo nutzt, richten Sie Ihr Anliegen bitte zuerst an den Administrator Ihrer Organisation (den Verantwortlichen); wir unterstützen die Bearbeitung. Sie erreichen uns auch direkt unter admin@plenivo.nl. Wir antworten innerhalb von 30 Tagen. Zudem haben Sie das Recht, sich bei Ihrer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren.
10. Datenpannen
Bei einer Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten informieren wir die betroffene(n) Kundenorganisation(en) ohne unangemessene Verzögerung, spätestens innerhalb von 48 Stunden nach Entdeckung, einschließlich Art der Verletzung, betroffener Daten und ergriffener Maßnahmen, damit der Verantwortliche seinen Meldepflichten nachkommen kann.
11. Minderjährige
Plenivo ist ein Geschäftsdienst und richtet sich nicht an Personen unter 16 Jahren. Wir verarbeiten keine Daten Minderjähriger, außer wenn sie von der Kundenorganisation als Mitarbeiter erfasst wurden (z. B. Auszubildende), unter Verantwortung dieser Organisation.
12. Änderungen
Wir können diese Datenschutzerklärung anpassen. Bei inhaltlichen Änderungen informieren wir Kundenorganisationen per E-Mail und nennen Version und Datum auf dieser Seite. Die aktuelle Version finden Sie stets unter plenivo.nl/privacy.html.
13. Kontakt
Plenivo · Handelskammer (NL) 42027446 · USt-ID NL003237037B11
E-Mail: admin@plenivo.nl (Datenschutz) · info@plenivo.nl (allgemein)
Website: plenivo.nl