Privacybeleid
1. Wie zijn wij en welke rol vervullen wij?
Plenivo (KVK 42027446, gevestigd in Nederland) levert workforce-planningsoftware voor technische dienstverleners. Voor de gegevens die klantorganisaties (“tenants”) in het platform invoeren — zoals medewerkers, planningen en werkbonnen — is de klantorganisatie de verwerkingsverantwoordelijke en is Plenivo de verwerker in de zin van de AVG. Voor gegevens die u zelf aan ons verstrekt (bijvoorbeeld via het demo-formulier of e-mail) is Plenivo de verwerkingsverantwoordelijke. Met elke klantorganisatie sluiten wij een verwerkersovereenkomst.
2. Welke gegevens verwerken wij?
Binnen het platform, in opdracht van de klantorganisatie: naam, e-mailadres, telefoonnummer en functie van medewerkers; gebruikersnaam en versleuteld wachtwoord (bcrypt); plannings-, project-, werkbon- en urengegevens; door monteurs toegevoegde foto’s, materialen en digitale handtekeningen; GPS-locatie bij vertrek/aankomst (uitsluitend indien de klantorganisatie deze module heeft geactiveerd); inloggeschiedenis (tijdstip en IP-adres) en technische logbestanden. Via de website: de gegevens die u invult in het contact-/demoformulier (naam, bedrijf, e-mail, telefoon, bericht).
3. Waarvoor en op welke grondslag?
Platformgegevens verwerken wij uitsluitend om de dienst te leveren: roosters tonen, werkbonnen en facturen genereren, rapportages maken en support geven (grondslag: uitvoering van de overeenkomst met de klantorganisatie). Formuliergegevens gebruiken wij om contact met u op te nemen (grondslag: gerechtvaardigd belang c.q. precontractuele fase). Wij gebruiken persoonsgegevens nooit voor advertenties en verkopen ze nooit aan derden.
4. Subverwerkers en ontvangers
Wij zetten een beperkt aantal subverwerkers in: hostingpartijen binnen de EU (servers in Duitsland), een DNS-/CDN-dienstverlener en een e-mailvoorziening voor systeemmail (offertes, facturen, notificaties). Indien de klantorganisatie een boekhoudkoppeling activeert (zoals Moneybird, e-Boekhouden.nl, SnelStart of AFAS), worden factuur- en relatiegegevens op initiatief van de klantorganisatie aan die dienst doorgegeven. Met subverwerkers sluiten wij verwerkersovereenkomsten; een actueel overzicht is opvraagbaar via admin@plenivo.nl.
5. Doorgifte buiten de EER
Persoonsgegevens worden opgeslagen op servers binnen de Europese Economische Ruimte. Er vindt geen structurele doorgifte naar landen buiten de EER plaats. Mocht dit voor een specifieke dienst toch nodig zijn, dan gebeurt dit uitsluitend met passende waarborgen (zoals EU-standaardcontractbepalingen).
6. Bewaartermijnen
Platformgegevens bewaren wij zolang de klantovereenkomst loopt. Na beëindiging worden alle tenantgegevens binnen 30 dagen verwijderd, tenzij de klantorganisatie eerder om verwijdering of export verzoekt. Back-ups worden na maximaal 30 extra dagen overschreven. Formuliergegevens bewaren wij maximaal 12 maanden na het laatste contact. Wettelijke bewaarplichten (zoals fiscale bewaartermijnen voor facturen) kunnen langere termijnen vereisen.
7. Beveiliging
Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen: TLS-versleuteling (HTTPS) voor al het verkeer, wachtwoorden uitsluitend gehasht (bcrypt), tweestapsverificatie (2FA) beschikbaar voor alle accounts, rolgebaseerde toegangscontrole per tenant, strikte scheiding tussen klantomgevingen, dagelijkse versleutelde back-ups, DKIM/DMARC-beveiligde e-mail en continue monitoring. Toegang tot productiegegevens is beperkt tot geautoriseerd personeel en wordt gelogd.
8. Cookies en lokale opslag
De marketingwebsite gebruikt geen tracking- of advertentiecookies en geen analytics van derden. De applicatie gebruikt uitsluitend functionele opslag (zoals een sessietoken en interfacevoorkeuren in localStorage) die noodzakelijk is om ingelogd te blijven en uw instellingen te onthouden.
9. Uw rechten
U heeft recht op inzage, rectificatie, verwijdering, beperking, overdraagbaarheid en bezwaar. Werkt u bij een organisatie die Plenivo gebruikt, richt uw verzoek dan eerst aan de beheerder van uw organisatie (de verwerkingsverantwoordelijke); wij ondersteunen die afhandeling. U kunt ons ook rechtstreeks bereiken via admin@plenivo.nl. Wij reageren binnen 30 dagen. Daarnaast heeft u het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl).
10. Datalekken
Bij een inbreuk in verband met persoonsgegevens informeren wij de getroffen klantorganisatie(s) zonder onredelijke vertraging en uiterlijk binnen 48 uur na ontdekking, met de aard van de inbreuk, de betrokken gegevens en de genomen maatregelen, zodat de verwerkingsverantwoordelijke aan de meldplicht kan voldoen.
11. Minderjarigen
Plenivo is een zakelijke dienst en niet gericht op personen onder de 16 jaar. Wij verwerken geen gegevens van minderjarigen anders dan eventueel als medewerker ingevoerd door de klantorganisatie (bijvoorbeeld leerling-monteurs), onder verantwoordelijkheid van die organisatie.
12. Wijzigingen
Wij kunnen dit privacybeleid aanpassen. Bij inhoudelijke wijzigingen informeren wij klantorganisaties per e-mail en vermelden wij de nieuwe versie en datum op deze pagina. De actuele versie staat altijd op plenivo.nl/privacy.html.
13. Contact
Plenivo · KVK 42027446 · BTW NL003237037B11
E-mail: admin@plenivo.nl (privacy) · info@plenivo.nl (algemeen)
Website: plenivo.nl