1Ga naar app.plenivo.nl in uw browser (of het adres dat uw bedrijf gebruikt).
2Vul uw gebruikersnaam in — meestal uw voornaam, een punt en uw achternaam, bijvoorbeeld jan.devries.
3Vul het wachtwoord in dat u van uw beheerder heeft gekregen, en klik op Inloggen.
4Wijzig na de eerste keer inloggen uw wachtwoord via Mijn Profiel — kies iets dat alleen u kent, van minimaal 8 tekens.
Plenivo installeert u rechtstreeks vanuit de browser — geen Play Store of App Store nodig, en altijd automatisch actueel:
1Android: open app.plenivo.nl in Chrome → tik op de drie puntjes rechtsboven → "Toevoegen aan startscherm".
2iPhone/iPad: open app.plenivo.nl in Safari → tik op het deel-icoon (vierkant met pijl) → "Zet op beginscherm".
3Plenivo staat nu als app-icoon tussen uw andere apps.
Telefoon — u ziet de mobiele app met Mijn dag, Team, Week en Profiel (voor monteurs en inspecteurs). Tablet, laptop of desktop — u ziet de volledige planningsomgeving. Plenivo werkt op alle moderne browsers: Chrome, Firefox, Edge en Safari (aanbevolen: Chrome of Edge).
1Open Planning en klik rechtsboven op "+ Inplannen".
2Vul het projectnummer, de medewerker, datum en uren in. Bij het locatieveld kunt u gewoon een straatnaam typen — Plenivo toont echte Nederlandse adressen om uit te kiezen.
3Meerdere dagen achter elkaar? Gebruik de "Herhalen"-optie, bijvoorbeeld "Werkweek (ma-vr)" — weekenden worden automatisch overgeslagen.
4Klik op Opslaan. De medewerker ontvangt automatisch een bericht.
Slepen kan ook: pak een bestaande opdracht op en sleep 'm naar een andere dag of medewerker. Via de detail-popup kunt u opdrachten ook knippen en elders plakken.
Klik op "+ Inplannen" en kies het tabblad "Verlof / Afwezigheid". Kies het juiste type (wettelijk verlof, ADV, ziek, enz.) en vul de datum en uren in. Verlof telt niet mee als gewerkte uren in de rapportage.
Oranje bij een medewerker betekent meer dan 8 uur op één dag ingepland (overwerk) — u ziet ook een badge zoals "+2u OT". Boven de 24 uur wordt inplannen geblokkeerd. Verlof kleurt groen, weekenden grijs. Statuskleuren door heel Plenivo: grijs = concept, blauw = onderweg/bezig, groen = gereed of betaald, goud = open, rood = actie nodig.
1Ga naar Projecten → "+ Nieuw project". Een wizard leidt u in drie stappen door project, klant en planning & budget.
2Koppel een klant uit Relatiebeheer — contactgegevens vullen automatisch.
3Open een project via "Open project" voor vijf tabbladen: Gegevens, Werkpakketten, Planning, Materialen en Projectbewaking.
4Op Projectbewaking ziet u budget, geplande en werkelijke uren met voortgangsbalken — met een waarschuwing zodra u boven budget komt.
1Ga naar Offertes → nieuwe offerte. Vul de klantgegevens in (of kies een relatie).
2Voeg regels toe: zoek een tarief of materiaal — recent gebruikte items staan bovenaan. Aantal en prijs rekenen zichzelf uit, inclusief BTW-totaal.
3Klik op Opslaan en daarna op Verstuur — de klant ontvangt de offerte als PDF per e-mail, met een link om digitaal te ondertekenen in het klantportaal.
Sluit u per ongeluk het venster? Geen zorgen: Plenivo bewaart uw concept automatisch en vraagt bij heropenen of u verder wilt.
1Open een project → tabblad Werkpakketten. Maak eventueel eerst fases aan (bijv. Ruwbouw, Afbouw).
2Voeg een werkpakket toe per discipline (bijv. Loodgieter) met de naam en het e-mailadres van de onderaannemer.
3Klik op Uitnodigen — de onderaannemer krijgt een veilige link en heeft géén account nodig. Daar bevestigt hij de periode, of doet een tegenvoorstel dat u kunt overnemen of afwijzen.
4Prijzen vergelijken? Nodig meerdere bieders uit per pakket. U ziet de bedragen naast elkaar (met PDF per bieding) en gunt met één klik — de andere bieders krijgen automatisch bericht.
5Zet de € Betaald-schakelaar aan zodra u de onderaannemer betaald heeft.
1Ga naar Werkbonfacturen. Elke afgeronde werkbon staat klaar met arbeid, materialen en eventueel het offertebedrag.
2Controleer of bewerk de factuur, en klik op Verstuur — de klant ontvangt een professionele PDF per e-mail.
3Voor de boekhouding: download de UBL-versie — die leest elk Nederlands boekhoudpakket direct in.
4Nog niet betaald? Met de Herinnering-knop stuurt u een nette betalingsherinnering.
Uw klanten kunnen offertes ondertekenen, projecten volgen en met u chatten via portaal.plenivo.nl — inloggen gaat zonder wachtwoord, via een veilige e-maillink. Portaaltoegang zet u aan per relatie in Relatiebeheer; welke projecten zichtbaar zijn bepaalt u per project. Berichten van klanten verschijnen bij u onder Klantberichten, in een vertrouwde chat-weergave.
Onder Rapportage vindt u het urenoverzicht met bezettingsgrafiek (met keuzevakjes om verlof mee te tellen of te normeren op contracturen) en de periode-rapportage met uren per medewerker en per project. Exporteren naar Excel kan met de CSV-knop. Op de Live kaart ziet u waar uw monteurs zijn, met statuskleuren en automatische storing-signalering. Tip: klik op een kolomkop in elke tabel om te sorteren.
Klik op "✉ Bericht" in de planningsbalk, kies de ontvanger(s) en schrijf uw bericht. De medewerker ziet het direct in de app, met een melding op het berichten-tabblad. Wordt iemand voor vandaag of morgen ingepland, dan krijgt hij sowieso automatisch bericht.
Mijn dag toont uw werk voor vandaag: projectnaam, omschrijving, tijden en locatie — met een Navigeer-knop die direct Google Maps of Apple Kaarten opent. Voor andere dagen gebruikt u het Week-tabblad (bladeren met de pijlen of de datumkiezer). De planning van collega's ziet u onder Team.
Voor werk dat niet vooraf is ingepland — een spoedklus of extra opdracht op locatie — maakt u zelf een werkbon aan zonder geplande taak. Kies in de app voor + Nieuwe werkbon, selecteer of typ de klant en locatie, en doorloop daarna de normale stappen: Vertrek en Aankomst registreren, materialen en foto's toevoegen, en laten ondertekenen door de klant. De werkbon verschijnt direct op kantoor bij de afgeronde bonnen en telt gewoon mee in de administratie. Ziet u de knop niet? Dan staat deze functie voor uw omgeving uit — uw beheerder kan hem aanzetten.
1Open de opdracht in de app en tik op Vertrokken als u vertrekt — de reistijd loopt automatisch.
2Op locatie: tik op Gestart. Na afloop: Afgerond. Reis- en werktijd zijn dan al uitgerekend.
3Beschrijf kort wat u heeft gedaan, en voeg eventueel gebruikte materialen toe (aantallen — prijzen rekent Plenivo uit).
4Maak foto's van het werk en laat de klant digitaal ondertekenen op uw scherm.
5Verstuur de werkbon. Uw planner ziet de status direct, en de werkbon staat klaar om gefactureerd te worden.
Tik op het tabblad Berichten onderaan — nieuwe berichten hebben een rood bolletje. U kunt zelf ook berichten sturen naar uw planner, en reageren op elk bericht. Zet pushmeldingen aan via Profiel → Notificaties, dan krijgt u ook een melding als de app dicht is.
1Ga naar Organisatiebeheer → Medewerkers en klik op "+ Medewerker Toevoegen".
2Vul naam, gebruikersnaam, wachtwoord (min. 8 tekens), afdeling en rol in. Vul ook de contracturen per dag in (standaard 8) — zo telt een deeltijder eerlijk mee in de bezettingsrapportage. Het thuisadres is optioneel en wordt gebruikt voor routeberekening.
3De medewerker kan direct inloggen en zelf zijn wachtwoord wijzigen.
Wachtwoord resetten: klik op de sleutel-knop naast de medewerker en stel een nieuw wachtwoord in. Deactiveren: zet de status op inactief — inloggen kan dan niet meer, maar de historische planning blijft bewaard.
Monteur/Inspecteur — alleen eigen planning bekijken en werkbonnen invullen. Planner — planning bewerken en medewerkers bekijken. Management — plus uren en rapporten. Administrator — volledig beheer inclusief medewerkers en rollen. Een overzicht staat onderaan de Medewerkers-pagina.
Klik in de zijbalk op 2FA Instellen en scan de QR-code met een authenticator-app (bijv. Google Authenticator of Microsoft Authenticator). Bij het inloggen vult u voortaan naast uw wachtwoord een 6-cijferige code in. Sterk aangeraden voor iedereen met beheerrechten.
In de admin-portal ziet u onder Activiteitenlog alle logins, wijzigingen en wachtwoord-resets met tijdstip. Uw gegevens worden automatisch dagelijks geback-upt en 30 dagen bewaard — daar hoeft u niets voor te doen. Na 8 uur inactiviteit wordt u automatisch uitgelogd (met een waarschuwing 5 minuten vooraf) — dit beschermt uw account.
Klik op de inlogpagina op "Wachtwoord vergeten" en vul uw gebruikersnaam of privé-e-mailadres in — u ontvangt een resetlink. Geen privé-e-mail ingesteld? Vraag dan uw beheerder om een handmatige reset via de Medewerkers-pagina.
Typ minimaal drie tekens van de straatnaam, het liefst met huisnummer ("Dorpsstraat 12"). De suggesties komen rechtstreeks uit de officiële Nederlandse adresgegevens. Bij een relatie vullen postcode en plaats automatisch zodra u een adres kiest.
Open "Nieuwe offerte" — Plenivo vraagt dan of u het bewaarde concept wilt herstellen. Concepten worden lokaal in uw browser bewaard tot u de offerte opslaat.
Klik op de CSV-knop rechtsboven in de planning of rapportage. Het bestand opent in Excel of Google Sheets. Grote lijsten (projecten, offertes, facturen) bladeren met de pagineringsbalk onderaan — kies zelf 10, 25, 50 of 100 regels per pagina.
Open de relatie in Relatiebeheer en zet portaaltoegang aan. Bepaal per project (tabblad Gegevens) of het zichtbaar is in het portaal. De klant logt in via een e-maillink — zonder wachtwoord.
Hij komt op een beveiligde pagina (zonder account) waar hij de periode kan bevestigen, een tegenvoorstel kan doen, een prijsopgave kan indienen en het werk gereed kan melden. Gebruikt hij zelf óók Plenivo, dan kan hij het werkpakket koppelen aan zijn eigen omgeving — u kijkt dan live mee met de voortgang.
/ opent het zoekveld op de huidige pagina · N maakt een nieuw item aan · Esc sluit een open venster · ? toont dit overzicht in de app. En: klik op een kolomkop om een tabel te sorteren.
Dat is bewust — zo ziet u in één oogopslag wat er nú moet gebeuren. Voor andere dagen gebruikt u het Week-tabblad, dat een heel jaar vooruit en terug kan bladeren.
Zie de Release Notes — daar staan alle updates van de eerste release tot nu, inclusief de geplande functies.
1Ververs de pagina met Ctrl+F5 (Windows) of Cmd+Shift+R (Mac).
2Sluit alle Plenivo-tabbladen volledig en open de app opnieuw.
3Helpt dat niet: wis de websitedata voor app.plenivo.nl in uw browserinstellingen (op iPad: Instellingen → Safari → Geavanceerd → Websitedata) en log opnieuw in.
4Blijft het probleem: probeer een andere browser en mail anders naar info@plenivo.nl met een schermafbeelding.
Controleer uw internetverbinding — Plenivo slaat wijzigingen direct op in de database en toont een rode balk zodra de verbinding wegvalt. Zodra de verbinding terug is, wordt automatisch herladen. Offerte-concepten blijven lokaal bewaard, ook zonder verbinding.
Na 8 uur inactiviteit logt Plenivo u automatisch uit voor de veiligheid van uw account — u krijgt 5 minuten van tevoren een waarschuwing. Gebeurt het vaker of sneller, mail dan naar info@plenivo.nl.
Mail naar info@plenivo.nl — u ontvangt binnen één werkdag reactie. Vermeld uw bedrijfsnaam en een korte omschrijving; een schermafbeelding helpt enorm. Ideeën voor nieuwe functies zijn óók welkom: veel van wat u in de Release Notes ziet, begon als klantwens.